Word樣式的使用方法以論文為例講解一篇論文動輒都是幾十頁甚至上百頁文檔，論文標書文章結(jié)構(gòu)都是標題、小標題、正文內(nèi)容這樣，而文章正文內(nèi)容不要、不要、不要直接添加格式，而格式指的是字體、段落設置這些。也就是說不要通過【開始】選項卡下命令進行直接設置

圖一：不能使用的格式設置形式

圖二：論文或標書文章表現(xiàn)形式，標題、正文內(nèi)容

正確的做法就是正文使用樣式，樣式：就是字體、段落、編號等一系列內(nèi)容組合在一起，樣式就像是套裝衣服，而單獨的格式就是上衣，褲子這樣。

還要記住一點：正文段落使用樣式后就不要再單獨設置格式了，所有的格式都在樣式中指定。也就是說正文段落的格式就是一個樣式在控制。

第一步：先打開樣式框可以使用快捷鍵“CTRL+ALT+SHIFT+S”，把鼠標光標先定位在任意一個段落位置，可以看到文檔正文默認使用的是“正文樣式”，如下圖所示。

第二步：如果段落文字不是默認的正文樣式，而是其它樣式的話，可以把光標先定位在段落里面，然后單擊【開始】—【清除格式】。

第三步：為論文正文應用“宋體小四首行縮進2字符”這樣格式，那么就單獨需要創(chuàng)建一個樣式，單擊樣式框—“新建樣式”按鈕，然后彈出樣式創(chuàng)建對話框。

第四步：在彈出對話框依次填寫樣式名稱：“論文正文段落”、樣式類型直接選擇默認的段落，樣式基準默認“正文”，在對話框下方進行快速格式或詳細格式設置。

第五步：按第三步要求在“快速格式”位置給字號改成小四號字，然后在對話框下方選擇“段落”命令后在“段落”對話框選擇“特殊”下的首行，默認就是二字符，然后單擊確定。

第六步：樣式創(chuàng)建完成后，把鼠標光標定位在正文段落的任意位置，也可同時按住CTRL鍵選擇多個段落，然后在樣式快速選擇框內(nèi)單擊創(chuàng)建的樣式“論文正文段落”，即可把樣式應用到段落里。應用樣式后，樣式里所帶格式可以快速應用到段落里。

第七步：把文章所有正文段落都添加該樣式后，以后如果再有統(tǒng)一格式的問題就可以直接修改樣式即可。

最后需要提醒大家一點：如果碰到某些正文段落的格式使用“論文正文段落”不能滿足需要時，那么就需要再次創(chuàng)建新的樣式，如果某個段落需要改個字體或者加粗，那么就再創(chuàng)建個樣式給其使用。