Excel表格的9個使用技巧

創(chuàng)建篇——創(chuàng)建表格 這些你做了嗎?

　　巧婦難為無米之炊，首先我們需要無中生有，創(chuàng)建出表格出來。默認(rèn)情況下，Excel已經(jīng)顯示出一個一個的單元格，我們直接在其中輸入數(shù)據(jù)就可以了。當(dāng)然除了基本的輸入，創(chuàng)建表格中還有一些必備的技巧。

　　1. 表格加框線

　　默認(rèn)情況下看到的單元格線，不管是一種輔助線，打印的時候是沒有的。要想打印時顯示出表格式，就需要自己添加。選中要添加表格線的所有單元格，然后右擊它，選擇“設(shè)置單元格格式”，或者直接按Ctrl+1鍵，調(diào)出單元格格式對話框，切換到“邊框”。上面的“無”、“外邊框”、“內(nèi)部”，是針對整個表格的選項。如果想對表格線進(jìn)一步細(xì)化，比如只讓表格的一個邊有線，或者為單元格添加不同方向的對角線等，可通過下面的選項操作。中間的預(yù)覽框可以預(yù)覽效果。

　　2. 插入和刪除單元格

　　Excel表格是經(jīng)常變動的，最常見的是增加或刪減表行。在某個單元格上右擊，選擇“插入”，然后在打開的插入對話框中，可以選擇插入單元格，還是插入整行或整列。還有一個更快捷的方法，就是輸入過程中，直接點擊上方的“插入”下的三角按鈕，選擇插入行或列即可。刪除行或列則點擊“刪除”下的三角按鈕再進(jìn)行選擇。

　　3. 快速復(fù)制粘貼

　　有時候我們需要輸入1、2、3、4、5……等順序數(shù)字，如果一個個地輸入顯然太麻煩了。其實只要先輸入1和2，然后選中這兩個單元格，再拖動它們右下角的綠色小方塊(此時光標(biāo)為十字形)，就可以快速復(fù)制出無限多的順序數(shù)字了。默認(rèn)還顯示當(dāng)前所復(fù)制到的最大數(shù)字。

　　4. 輸入身份證號等長數(shù)字?

　　一旦在單元格中輸入身份證這樣一長串的數(shù)字，往往會自動轉(zhuǎn)換成科學(xué)計數(shù)法，看起來很不方便。這種情況下，選中單元格(如果該列都為身份證號則選中該列)，然后選擇“設(shè)置單元格格式”，把數(shù)字的種類改成“文本”即可。這樣再輸入長數(shù)字就不會被自動轉(zhuǎn)換了。

　　潤飾篇——修飾表格 更美更直觀

　　Excel表格創(chuàng)建完成后，接下來就是讓表格更好看一些，進(jìn)行一些格式的修改，以及生成圖表等。

　　5. 修改字體和對齊方式

　　Excel默認(rèn)是11號等線體，如果你為了美觀想要改變成其他字體，可以右擊要修改的單元格(或選中多個單元格后右擊)，此時右鍵菜單中會自動顯示字體、字號的選項，直接進(jìn)行設(shè)置修改就可以了。當(dāng)然也可以選中單元格后，在上方的工具欄中進(jìn)行修改，無需右擊。

　　當(dāng)單元格中的文字內(nèi)容較多時，就涉及到對齊方式的問題，同上字體的修改，可以同時設(shè)置不同的對齊方式。這里需要注意的一點時，一般需要設(shè)置“自動換行”，這樣就不用擔(dān)心內(nèi)容太多顯示不全的問題了。

　　6. 格式刷的使用

　　格式刷可以快速設(shè)置相同格式。選中某個單元格之后，點擊“開始”選項卡左側(cè)的格式刷圖標(biāo)，然后在目標(biāo)單元格上點擊，該單元格的格式即自動與源單元格同步了。

　　7. 一鍵快速制圖表

　　對數(shù)據(jù)最好的裝飾，就是將它轉(zhuǎn)換成圖表。選中相應(yīng)的數(shù)據(jù)后，右下角即顯示一個快速分析的小圖標(biāo)，點擊圖標(biāo)展開它，切換到“圖表”，選擇“柱形圖”即可生成快速圖表了。當(dāng)然也可以選擇其他的圖表樣式。

　　統(tǒng)計篇——表格統(tǒng)計 效率再加速

　　Excel最強(qiáng)大的部分，就是它的計算能力，這些不是一兩個技技巧所能解釋得清的。下面的兩個小技巧，只不過是常會用到的Excel計算而已。

　　8. 快速求和、求平均值